コラム記事一覧 / 【ベンチャー社労士執筆】勤怠管理ツールの移行を成功させる8つのステップ(計画編)

【ベンチャー社労士執筆】勤怠管理ツールの移行を成功させる8つのステップ(計画編)

  • ツール選定
  • 運用プロセス
2020-05-27

この記事で解消する疑問と回答
勤怠管理ツールの切り替えを検討する際に重要なことは何ですか?
大きく2点あります。1点目は、何のために切り替えるのか目的を明確にすることです。現行のツールで解決できない課題は何なのか、それがクリアできている状態はどういう状態なのか、それらを定義することでツールの切り替えの目的が明確になるでしょう。
2点目は、新ツールで現行の勤怠管理・給与計算の運用をどのように検証するかを計画することです。ツールを切り替えた後に現状の運用が回らなくなってしまったら元も子もありません。そのために事前に検証方法を計画しておくべきでしょう。
勤怠管理ツールの切り替えはどのようなステップで進めるのが良いでしょうか?
以下のような8つのステップで進めることをお薦めします。
  • ① 現行の勤怠管理ツールにおける課題と問題の整理
  • ② 課題と問題を解決できる新勤怠管理ツールの調査
  • ③ 調査した新勤怠管理ツールについての社内稟議(トライアル稟議)
  • ④ 新勤怠管理ツールのトライアルの実施(少人数且つバリエーション豊富なトライアル)
  • ⑤ 現行運用の検証(旧ツールとの差分比較)
  • ⑥ トライアル結果の整理と本格導入に向けた役員への伺い(導入可否判断)
  • ⑦ 本格導入前の旧ツールバックアップ
  • ⑧ 契約切り替え


このページでは計画編として①〜③を掲載致します。

(④〜⑧の実行編はこちら

    ①現行の勤怠管理ツールにおける課題と問題の整理

    まず、現行の勤怠管理ツールで課題となっている点を整理します。整理するときは、まず勤怠管理ツールに関連する現状の業務フローを改めて整理して、すべての課題を洗い出しましょう。その上でツールで解決できそうな部分についてスコープを定義しましょう(以下はイメージです)

    課題とスコープ

    また、上記で洗い出した課題を一覧化しておくのも大事なポイントです。一覧化するときは「課題」「対応方針」「対応期限」などの項目を設けて課題管理表として整理しましょう。このように整理することを課題の漏れなどが防げるようになります。また、課題を網羅的かつ全体感を把握できるようになり、適切な課題解決が可能となります。

    ②課題と問題を解決できる新勤怠管理ツールの調査

    上記で課題が整理できたら「ツールによる解決」で対応する部分がツール導入要件となりますので、その観点からツールの調査に入りましょう。

    また、調査では導入候補となるツールが本当に信頼できるツールであるかも観点に入れて調査しましょう。実際に機能的には要件を満たすツールであっても機能に不具合が多くあったり、サポート体制が整っていないなどの理由から、運用が難しくなるケースもあったりします。そのリスクも踏まえ、導入実績や信用がある機関からのお墨付き(認証)などがあるかを調査します。

    なお、要件をすべて満たす機能を具備したツールは中々なかったりするかと思いますので、その場合は当該ツールを利用している他社の運用事例を、問い合わせ窓口にヒアリングすることも重要です。機能では実現できなくとも運用でカバーできることも多々あります。

    そのような手段で2つ〜3つ程度の導入候補ツールを選定し、その中から導入にあたり一番重要視している観点を考慮して最も適したツールを選定するのがよいでしょう。その際は比較表を作成することをお薦めします。(以下はイメージです)

    課題とスコープ

    ③調査した新勤怠管理ツールについての社内稟議

    勤怠管理ツールを選定したら、トライアルができるか業者の担当者に確認ましょう。トライアルができるのであれば、そのツールの全社トライアルを役員付議しましょう。ここでのポイントは「新勤怠管理ツールの導入」を付議するのではなく「新勤怠管理ツールのトライアル(検証)」を付議することです。役員も導入することには慎重になりますが、検証することに対してはグっとハードルが下がるはずです。

    また、付議するときは上記の①や②で整理した課題や対応方針、選定候補となったツールからなぜトライアル対象となるツールを選定したのか(上記の比較表)なども併せて付議すると付議内容にストーリー性が出てきて承認されやすくなります。また、トライアル前に①や②の内容だけでも頭出ししておくと手戻りリスクも少なくなります。実際に役員が独自で抱いている課題感などもあるかと思いますので、そちらは早い段階でヒアリングしておくことをお薦めします。


    佐藤耕平(サトウコウヘイ)

    ・社会保険労務士/マイナンバー実務検定3級
    ・PMP(Project Management Professional)/基本・応用情報技術資格

    NTT系列の大手SIerにて人事給与システムやマイナンバーに係る官公庁系システムのプロジェクトマネージャーとして9年間従事。人事給与システムの開発に従事した経験をきっかけに2013年に社会保険労務士の資格を取得。

    知人の経営者からの依頼により、社会保険労務士としての業務に携わるようになる。ベンチャー企業の労務を主軸に、従業員が少しでも安心して働ける環境の提供に勤しんでいる。NTT系列の大手SIer時代に利用していた自社の勤怠管理システムがPCログをベースとした仕組みとなっていたためラクローの仕組みに非常に感銘を受ける。

    お問い合わせ:kohei.sato@sr-sato.com

    テレワーク・在宅勤務に最適 ラクロー