フレックスや在宅勤務など多様な働き方でも、ラクローなら正しく勤怠管理できる（リージョンズ株式会社様）

フレックスや在宅勤務など多様な制度があるため、対応できる勤怠管理システムが見つからず、Excelで管理していたリージョンズ株式会社様。ラクロー導入の理由や、社内の変化などについてお聞きしました。

フレックスや在宅勤務など多様な働き方に対応できる勤怠管理システムを求めていた

ーー会社と事業の紹介をお願いします。

海野様：有料職業紹介業を主な事業としております。2008年に札幌で創業し、その後エリア展開しまして、仙台と宇都宮と台湾に支店があります。東京にも一名、フルで在宅勤務をしている従業員がおります。

ーー札幌や仙台など、地場の企業さんに対して人材を紹介されていらっしゃるのですか？

海野様：そうです。「東京でバリバリ働いている優秀な人材を、地方の優良企業に紹介したい」というのが創業の想いです。代表の高岡は元々リクルートでエリアの部長を勤めていたんですが、優秀な人材が地方都市に魅力的な求人を見つけられず、一方で地方の企業からは優秀な人材の募り方が分からないという声があること知り、双方をマッチングさせる事業を始めました。Uターンだけではなく、Iターンや、配偶者の地元で働きたいというご要望も最近では多いです。

ーーラクロー導入前の課題について教えてください。

海野様：ラクロー導入前は、労働時間の管理はExcelで行っていました。効率化を考え、ラクロー以外のシステムを幾つか検討したこともあったんです。けれど当社は働きやすい環境を作ってきた結果、フレックス勤務や在宅勤務など様々な制度があり、さらには月給制の正社員と時間給のパートさんがいたりなど、すべてに対応できる勤怠管理のシステムは見つけられませんでした。

客観的な労働時間の把握が課題だった

ーー複雑な制度が、勤怠管理システム導入の壁になっていたんですね。もう少し勤務制度についてお聞きしてもよろしいですか？

海野様：社員はフレックスタイム制、パートさんはシフト勤務です。営業先から直帰して自宅で仕事をしたり、自宅で仕事をしてから千歳空港に向かい出張に行くことも可能です。お子さんが病気のとき、看病しながら在宅で仕事を進める社員もいます。

ーー多様な働き方ができるから、一般的なシステムでは対応できなかったんですね。

坂本様：そうです。なので労働時間はすべてExcelで管理していました。社員がそれぞれ自己申告で労働時間を入力するんですが、その申請が本当かどうか確かめるすべがありませんでした。申請上は働いていないはずの時間にメールを送信しているのを見つけてしまったこともあり、土日や帰宅後の深夜などに働いていないか不安に感じていました。

また、当社では土曜日に東京で候補者の方とお会いする面談会を月に2回開催しているので、休日出勤になります。フローとしては事前に休日出勤申請を提出する決まりはあったのですが、運用としてはうまく回っておらず、事後にお願いをして休日出勤申請を出してもらうような状態でした。

そういった管理をすべてExcelでやっていたので、すごく大変でした。そんな状態の中、2019年の法改正で「労働時間の客観的な把握」が義務化され、どうにかしなければいけないと考えました。

ラクローは今後も進化すると知り、導入を決断

ーーどのようにしてラクローを知っていただいたのでしょうか？

坂本様：「PCログ　勤怠」で検索して、Webサイトを拝見しました。これは良さそうと思い、経営管理のメンバーに共有して、すぐに問い合わせをしました。

海野様：ちょうどその頃、2019年10月頃ですが「生産性を高めていきたい、そのためには労働時間を正確に把握する必要があるよね」と話していた時期でもあったんです。

ーーありがとうございます。他社のシステムは不採用となってしまった経緯がありながら、ラクローを導入していただけたポイントは何ですか？

坂本様：他システムでは解決できなかった、当社の多様な働き方に対応していただけるという点ですね。最初に「このパターンだと、どういう風にすれば使えますか？」と質問した際、「こういう風にすれば使えますよ」とか「こういう風に設定を変えていくのが良いと思います」と、現時点で完璧ではなくとも、効率よく運用できるアイディアと、今後進化する部分があったことで導入を決断できました。

金額的にも、初期費用もかからず、さらに1人300円という設定がよかったです。他システムでは50人単位で金額が設定されていたりして、「30人しか使わないのに」と思ったこともありました。

新しいことに抵抗を覚える社員や年配の社員もラクローならできるはず

ーー実際に稼動するまでのフローや期間について教えてください。

坂本様：最初の一か月は、経営管理のメンバー3人で実験的に利用してみました。インストールも楽だし、設定も色々触ってみて、「これなら大丈夫」と判断して、翌月には会社全体でラクローでの勤怠管理を始めました。

ーーラクローを始めて触って操作してみた時の感想を教えてください。

海野様：とてもシンプルで簡単だと感じました。新しいことに抵抗を覚えてしまう社員や年配の社員も、ラクローならできるはず、心配はないと思いましたね。

ーー会社全体でラクローを導入された際、Excelとラクローの両方で管理をされていた期間はありましたか？

坂本様：いいえ。経営管理メンバーで利用して問題がなかったので、翌月からExcelでの管理は廃止しました。

ラクローの導入をきっかけに業務改善の動きが加速

ーーラクローを導入していただき、分かったことなどはありましたか？

坂本様：Excelで管理していたときには分からなかった土日の勤務や深夜の勤務を把握することができました。

海野様：弊社は今、生産性向上に向かっているので、働いている時間がはっきりと分かってしまうラクローの導入をきっかけに業務改善の動きが加速しましたね。「仕事を分担しよう」とか「これはいらない業務なんじゃないか」という会話が生まれるようになりました。

ーー隠れていた課題が見えてきたんですね。

坂本様：そうですね。ラクローから勤怠情報をCSVで出して、部署毎の生産性を測る取組みも行っています。当社は社員の幸せをすごく大切に考えており、仕事だけではなくてプライベートだったり家族も大切にしようというメッセージを発信していますので、ラクローが入ったおかげで課題が見えてきて、業務改善が進んでいます。

ーーCSVの加工の必要なく、部門間比較ができるような機能を、今後ラクローとしても開発していきたいと考えています。

海野様：とても良いと思います。社員の幸せを考えたとき、残業時間を減らすよう働きかけても、働き過ぎてしまう社員がいます。対策として、毎日どのくらい残業しているのか可視化したり、業務量を公平化したり、時間をうまくマネジメントできるようにするなど、次の打ち手を考えたいと思っています。「長時間働いているから頑張っているな」とか「長時間やるのが当たり前」といった古い価値観も、ラクローを通じてアップデートさせていきたいですね。

ーーそういったところまで貢献していけるよう、ラクローも進化し続けたいと思います。本日はお時間いただきありがとうございました。今後ともよろしくお願いします。