自立したチームが辿り着いた勤怠管理。自由な働き方と法令遵守の両立（株式会社リザーブリンク様の事例）

従業員の働き方にとても柔軟な姿勢をお持ちの株式会社リザーブリンク様。それゆえ実態を把握しにくい状況だったようです。自由な働き方を維持しながら法令遵守するツールとしてラクローをお選びいただいた経緯などをインタビューしました。

ーーまずは、会社と事業の紹介をお願いします。

二宮様：メイン事業は「予約管理システム ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）」というシステムを扱っています。最近、新規事業として「事前注文システム COTOL（コトル）」というギフトや、テイクアウト商品の受け取り予約を管理するサービスもリリースしました。

ーー「チョイスリザーブ」は業界・業種を問わず「予約管理」にまつわる課題を解決するための予約管理システムかと思いますが、COTOLの方をもう少し具体的に教えていただけますか？

二宮様：COTOLでは、例えば、包装やメッセージなど、店舗で事前準備が必要なギフト商品や、飲食店でのテイクアウトを、オーダーから決済、受取時間の指定までWeb上で受付管理できます。また、人気店やクリスマスケーキの様な季節イベント時の店頭業務も効率化ができるシステムです。

調べていくうちに自己申告だけでは不十分なのでは？と思うように

ーーラクローの導入前に持っていた労働時間管理の課題について教えてください。

二宮様：弊社は始業・終業時間はありますが、基本的に自由な働き方を尊重しています。働く時間も場所も、自分がその時一番働きやすくパフォーマンスが出せるように自分で判断してもらっていました。ですが、労働時間の管理は一般的な打刻という「自己申告」のみだったので、「本当に働いていた時間なのか」という実態把握が課題でした。

ーーラクローを知ったきっかけは？

二宮様：使用していた勤怠管理ツールのサービスが終了するというタイミングで、ちょうど労働基準法の改正もあったので、新しいツールを探していましたが、私たちの働き方にフィットするものになかなか出会えませんでした。

他の勤怠ツールも検討しましたが、PCログ等の客観性を重視している国の基準と照らし合わせると不十分に感じました。また、法令を守るにはとても手間がかかることがわかり、PCログで労働時間が管理できるツールを検索してラクローにたどり着きました。

必要な機能の開発を待ちながらトライアル実施した

ーー実際にラクローを使ってみてどうでしたか？トライアル期間中の感想を教えてください。

二宮様：トライアル中は他のシステムと併用していたのですが、ラクローはリリースしたばかりということもあり、他のシステムではできたことがラクローではできないというのは正直ありました。

でもお話しを聞くと「意図せぬ法令違反を防ぐためにあえて制限をかけている」との回答だったりしたので納得する部分もありました。

ーーたしか「画面ロックでPCログがオフになる機能」はリザーブリンク様からの要望でした。

二宮様：そうでしたね。弊社ではＰＣを２４時間３６５日起動しておかなければならない業務があるので、その機能開発がなければラクローは利用できなかったと思いますが、トライアル期間中にこちらの要望をシステムに反映してくれて助かりました。

今までと変わらない働き方をしながら法令遵守できる

ーーラクローの導入を決定したポイントは何でしたか？

二宮様：決定したポイントは２つあります。

まず一つは法令遵守できる点です。弊社には「リザーブリンクマンシップ」という行動規範がありまして、その一部に「自力でやる」「自分のやり方でやる」「自立する」という言葉があります。これまで個々で快適な働き方を自分自身で管理してきた面が、法改正もあり違反リスクとなってしまう恐れがありましたので、従来通りの自由な働き方を変えなくても法令を守れるものを重視しました。

二つ目は従業員の手間を減らすことができるところです。今までは、従業員自体も勤怠システムでの操作が多く、私自身もみんなに本来の仕事以外の負担をかけてしまっているかもしれない、と感じていたところでした。

ラクローだとPCログから自動的に労働時間に反映してくれるので、従業員は従来通り働いているだけで労働時間が自動で記録され、月末に実態と異なる箇所だけ訂正すればいいので手間が少ないと思いました。

ーー御社の場合、もともと法令違反をしている働き方ではなかったところが、ラクローにフィットしたポイントですね。自由で健全な働き方をしていたけれども、見えてなかった実態がラクローで手間なくみれるようになったと形かと思います。

複数のツールを同時にトライアル

ーートライアル期間中のお話を聞かせてください。ラクローは全社員に使ってもらっていましたか？

二宮様：いいえ。ラクローを試してもらうチームと他ツールを試してもらうチームで社員を何人かピックアップし、バックオフィス部門は両方を試しました。

ーーどのようなツールと比較しましたか？

二宮様：ラクロー以外には今まで使用していた打刻ありきのツールと似たようなものを試しました。慣れた運用の方が社員にとって負荷が少ないかなと。

ーーそこでラクローを選んで下さったんですね。

二宮様：そうですね。やはり社員視点での魅力は「打刻をしなくていい」というところです。今まで打刻漏れの人もいましたし、打刻という行為自体に手間をかけたくない人にも受け入れられました。

ーー今後、人事労務面で力を注いでいきたいことがあれば教えてください。

二宮様：働き方の多様性は拡充したいと思っています。例えば現在、外部要因もありますが、全員一斉にリモートワークを行うチャレンジをしています。※20年4月現在、コロナウィルスの影響下にて全社員リモートワークを実行中

今までもリモートワークを選択できる状態ではありましたが、職種等よっては制限がありました。より働きやすく、パフォーマンスを出すためにも「やりたいのにできない」という壁はなくしていきたいと考えています。

ーー最後にラクローに何か要望等はありますか？

二宮様：細かい機能の改善は今してもらっていると思いますが、困っていることや要望を伝えると、ちゃんと答えて相談に乗ってくれるので今後もそんなお付き合いができればと思っています。

ーー日々開発に努めていますので、今後もお気軽に相談いただければと思います。本日はお時間いただきありがとうございました！