働き方の見えるPCログで管理業務を効率化（株式会社TYL様）

動物病院の経営支援や飼い主向け支援サービスを展開している株式会社TYL様。多様な働き方に対応した勤怠管理の仕組みを構築するため、2021年12月にラクローを導入いただきました。
今回は管理部のみなさまに、導入の背景や活用による変化について伺いました。

ペットも人も幸せな生活を実現するために

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今日は岡尾さん、金井さんの2名に出席いただいています。まずは自己紹介をお願いします。

岡尾様

管理本部管理部の部長の岡尾です。会社全体のバックオフィス業務を所管しており、勤怠管理もその一環として携わっています。

金井様

管理部でリーダーを担当しています。労務まわりの実務をメインに、勤怠データの確認や従業員とのやりとりなど、現場に近い部分を担っています。

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ありがとうございます。では、TYLさんの事業内容について簡単に教えてください。

金井様

「ペットの家族化推進」というミッションのもと、ペットを家族として迎え入れることが当たり前になる社会を目指し事業を展開しています。具体的には、動物病院および隣接する領域向けの各種支援と、飼い主向け支援が主です。

事業者様向けでは採用支援などのキャリア事業や経営コンサルティングを、飼い主向けには往診サービスなどを提供しています。

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ペットライフ関連領域にて、幅広く事業を展開されているんですね。

リモートワークのハードルも難なく越える、PCログによる勤怠管理

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従業員のみなさまの働き方について教えてください。

金井様

組織としては、オフィス勤務とリモート勤務のハイブリッド体制が基本です。当社は動物病院も経営しており、そのスタッフ以外はラクローを使って勤怠管理をしています。
割合でいうと、およそ9割の従業員がラクローで勤怠管理を行っている形です。

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導入以前は、どのように勤怠を管理されていたのでしょうか。

金井様

ラクロー導入前は、オフィスに設置された入退館システムのログを活用していました。システムにカードをタッチすると、それが勤怠に反映されるというサービスです。

以前からフルリモートの従業員はいたものの、多くの従業員が出社していたためそのような運用でもほとんど問題なく管理できていました。また、同システムで記録が取れない従業員は、勤怠登録のシステムに自身で出勤・退勤を登録するという運用をしていました。

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勤怠管理システムの変更を検討した理由について教えてください。

金井様

コロナ禍を契機にリモートワークの導入が一気に進んだことで、そのシステムでは勤怠の実態把握が難しくなってしまったことが背景にあります。

また、会社の規模が拡大するにつれて法令遵守を鑑みた、客観的なデータに基づいて管理する体制をつくっていく必要が出てきたためです。

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ラクロー導入の決め手は何だったのでしょうか？

金井様

従業員の自己申告と実際の勤務の乖離を防止し客観的なデータを記録できるサービスを探している中で、「PCログで勤怠を確認できる」「客観的なデータとして残せる」ことに魅力を感じました。

さらに当社では、日次申請という形で申請機能をアレンジして、上長がその申請を確認したというエビデンスを残せるようにしました。当社の勤怠管理における課題と経緯を知る顧問社労士から、ラクローを推薦してもらったことも大きな理由の1つです。

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PCログを取得することに対して、社内から何か声が上がりましたか？

金井様

社内からPCログを取得することに対する反対意見もなく、むしろポジティブに受け入れてくれました。自動で勤怠が登録されることも「手間がない」と好印象だった様子です。

岡尾様

監視されているようにとらえてしまう方がいるかもしれない、という懸念は出てきますが、私自身もPCログ取得に対する抵抗感はありませんでした。

金井様

導入時も特に混乱なく、UIが分かりやすいため現場への説明もスムーズでした。細かく説明しなくても、見ればざっくりとわかるのもラクローの特徴だと思います。

PCログがもたらした「共通認識」と目線のそろう対話

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ラクロー導入後、大きく変化した点はありますか？

金井様

各従業員の働き方がよりリアルに見えるようになったことが、一番大きな変化です。以前は「8時半から20時まで働いていた」と打刻されていても、その間に中抜けがあったのか、集中して働いていたのかまではわかりませんでした。
今はPCログで実際の稼働状況が可視化されるので、解像度がまったく違います。従業員側からは、PCログがあることで後から見返したときに何をしていたのか思い出しやすいという声があります。

岡尾様

当社の給与体系が固定残業制のため、残業しすぎないように管理していくことも重要です。ラクローを見れば視覚的に残業時間を把握できるため、管理側だけでなく本人も意識しやすい環境を作れています。
今では日々ラクローを確認する習慣が全員に身についており、PCログを見ながらコミュニケーションを取ることが当たり前の状態になりました。

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従業員との対話スタイルも変わったのですね。

金井様

残業時間が多い従業員には面談を行うのですが、その前にPCログから働き方を想定して質問を考えておけるようになったことも変化の1つです。時間だけではわからないことも読み取れるのは、ラクローの大きな魅力だと思います。

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ラクロー導入後、業務効率の向上などの変化はありましたか？

岡尾様

出勤場所の申請は、交通費の精算にも関わる重要な情報です。そこでラクローの「日次申請」機能を活用して、従業員が毎日「自宅勤務」か「出社」かを申請するように運用しています。上長が申請を承認することで、出社履歴のエビデンスとしても活用できています。

金井様

休憩時間の把握と追加の面においても、とても重宝しています。 勤務時間の途中で追加で休憩をとった場合はラクロー上で申告する必要がありますが、忙しい日にはうっかり申告し忘れてしまう従業員もいます。

このような場合でも、PCログから休憩時間の候補を提示してもらえるため、それを見ながら本人が休憩を登録するなど、より正確な勤怠管理が可能です。

少数精鋭で高効率を実現する勤怠管理ツールで、事業拡大と管理体制の両立へ

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ラクローのサポート体制についての印象はどうでしょうか？

金井様

「困ったときに相談できる環境」が整備されていることが非常に大きな安心材料となっています。Slackでのやり取りが可能なうえ、問い合わせの窓口が明確なため、迷わず相談できる点にも信頼を寄せています。

岡尾様

SaaSの中では、問い合わせ方法がメールに限られているケースも少なくありません。その点、ラクローはメール以外の手段で気軽に相談できることも魅力だと思います。加えて、「継続的に改善されていく」というSaaSならではの進化への期待も持っています。

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会社の成長が進む中で、バックオフィスの体制についてはどのような方向性を描いていますか？

岡尾様

当社では、「少数精鋭の最小限のリーンな管理人員で回す」という方針を掲げて効率化に取り組んでいます。会社が成長し売上や従業員数が増加していく中でも、バックオフィス業務をいかに効率化していくかは今後も継続的に取り組むべき重要なテーマです。

現在の勤怠管理については、ラクローのシステムが当社の運用体制とうまく適合しており、効率的に運用できていると感じています。従業員数が増加しても対応可能な仕組みが構築できており、今後も継続して活用していきたいと考えています。

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岡尾さん、金井さん、本日はありがとうございました！